UMUMNYA kata administrasi dalam praktiknya dikenal sewaktu berhubungan dengan instansi pemerintah atau swasta. Contohnya, apabila ada penduduk di suatu wilayah yang bertambah jumlah anggota keluarganya karena adanya kelahiran baru maka dia harus berurusan dengan pemerintah Baca juga Kemendikbudristek Jalur Seleksi Mandiri Tetap Ada karena Amanat UU Maka itu oleh petugas kantor kelurahan, warga desa tersebut dikenalkan dengan istilah administrasi dalam hubungannya dengan permintaan biaya administrasi oleh petugas kantor, sebagai ganti biaya pembuatan Kartu Keluarga tersebut. Nah, kali ini kita akan membahas tentang administrasi secara umum. Lantas seperti apa itu admintrasi secara umum dan apa saja tujuan dan fungsinya? Berikut ini adalah penjelasan lengkapnya, yuk disimak! Pengertian Administrasi Administrasi merupakan salah satu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target maupun tujuan organisasi. Menurut Alemina Henuk-Kacaribu dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi 2020, secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa Yunani, yakni administrare, berarti melayani atau membantu. Dengan pengertian lain administrasi adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan segala halnya, yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Administrasi tidak bisa dilakukan oleh satu orang saja, karena membutuhkan kerja sama antar dua orang atau lebih. Dalam hal ini, administrasi dapat dibedakan ke dalam dua pengertian yang disampaikan para ahli, sebagai berikut 1. Administrasi dalam Arti Sempit Menurut Handayaningrat, administrasi dalam arti sempit berasal dari kata administratie, yaitu meliputi kegiatan mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, pengetikan, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknik ketatausahaan. Sementara itu, menurut Atmosudirjo, administrasi bisa ditinjau dari lingkup kerja sempit, yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor office work seperti tulis-menulis, pengetikan surat-menyurat, agenda, kearsipan, dan pembukuan. 2. Administrasi dalam Arti Luas Menurut The Liang Gie, administrasi secara luas merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja untuk mencapai tujuan tertentu. Sementara itu, menurut Siagian administrasi sebagai suatu proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu guna mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan demikian, administrasi secara luas dapat dimaknai sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang mempunyai tujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana secara berdaya guna dan berhasil guna. Sebuah organisasi atau perusahaan dapat berdiri dan berkembang karena adanya dukungan sumber daya serta pengelolaan yang baik. Administrasi merupakan bagian dari pengelolaan perusahaan atau organisasi yang meliputi pendataan serta pengaturan hal-hal yang berkaitan dengan berbagai aspek perusahaan atau organisasi agar bisa dioptimalkan secara baik. Dalam kehidupan sehari-hari, administrasi mempunyai banyak fungsi, baik dalam dunia kerja maupun pendidikan. Keberadaan administrasi dapat membantu memudahkan pekerjaan yang bersifat formal maupun non-formal. Dalam pengelolaan data-data, administrasi menjadikan pengelolaan akan lebih mudah dan tepat. Maka dapat kita simpulkan, administrasi mempunyai peranan penting dan krusial di dalam rangkaian aktivitas organisasi atau perusahaan. Unsur Administrasi Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur yang harus dipenuhi di dalam administrasi agar memunculkan fungsi dan dampak positif bagi organisasi dan perusahaan. 1. Organisasi Organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Orang-orang akan berhimpun menjadi sebuah wadah bagi para pekerjanya. 2. Manajemen Manajemen adalah alat utama untuk melakukan pelaksanaan administrasi. Dalam pelaksanaan tersebut ada beberapa bagian seperti pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional. Manajemen juga terbagi menjadi tiga kelompok, yaitu top management, , dan lower manajemen. 3. Komunikasi Administrasi juga mengatur komunikasi antara departemen satu dengan lainnya dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat atau warta. Hal ini sangat penting karena untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin adanya komunikasi baik antara pihak manajemen, klien, dan administrasi itu sendiri. 4. Kepegawaian Kepegawaian berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Proses yang saling berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, serta penghentian kerja. 5. Keuangan Hal ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Contohnya, administrasi penjualan, pembelian, kontrak ataupun sewa, serta sumber dana. 6. Perbekalan Adanya hubungan yang berkaitan dengan pengadaan barang, penyimpangan, serta penyingkiran. Pihak administrasi akan memilah mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja. 7. Tata Usaha Di dalam tata usaha ada kegiatan yang meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan, serta pengiriman dokumen atau data. Unsur ini sangat penting dalam administrasi karena menjadi sumber informasi bagi organisasi untuk mengambil keputusan. 8. Hubungan Masyarakat Hubungan masyarakat atau yang biasa disebut public relation adalah suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen maupun klien. Administrasi akan menciptakan aturan-aturan tentang bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama kepada para konsumen. Tujuan administrasi Administrasi dibutuhkan oleh tiap organisasi ataupun perusahaan. Administrasi membantu dalam hal perencanaan serta pengembangan kegiatan, demi tercapainya tujuan bersama. Setidaknya ada tiga tujuan administrasi, yakni 1. Memantau kegiatan atau data milik organisasi Adanya administrasi membantu organisasi untuk memantau dan senantiasa memperhatikan kegiatan atau data yang dimilikinya. 2. Evaluasi Selain untuk memantau, adminitrasi juga dibutuhkan untuk melakukan evaluasi, misalnya evaluasi kebijakan, kegiatan, rencana, atau hal lainnya. 3. Penyusunan program kegiatan Adminitrasi juga bertujuan untuk membantu penyusunan program kegiatan dan pengembangannya, agar sejalan dengan yang diinginkan organisasi tersebut. Fungsi Administrasi 1. Planning/ perencanaan Perencanaan merupakan kegiatan yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, dimulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga proses penyusunan rencana. 2. Organizing/penyusunan Penyusunan merupakan kegiatan menyusun serta membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota di dalam organisasi tersebut, sehingga akan mencapai suatu kesatuan usaha untuk tujuan organisasi tersebut. 3. Coordinating/koordinasi Koordinasi adalah fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas atau kegiatan agar berjalan dengan baik, sehingga tidak adanya suatu kekacauan, kekosongan aktivitas, ataupun bentrok yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyesuaikan, serta menyatukan suatu pekerjaan bawahan yang adanya kerja sama dengan terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi. 4. Reporting/laporan Laporan merupakan suatu aktivitas atau kegiatan berupa penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat serta memberikan laporan mengenai tugas dan fungsi kepada para pejabat yang lebih tinggi, baik secara tulisan maupun lisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelaksanaan tugas dari para anggota organisasi. 5. Budgeting/penyusunan anggaran Penyusunan anggaran merupakan aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan maupun anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan. 6. Staffing/penempatan Penempatan merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia serta sumber daya lainnya di dalam sebuah organisasi, di mulai dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan, serta perlengkapan di dalam organisasi tersebut. 7. Directing/pengarahan Bimbingan atau pengarahan merupakan aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dengan bentuk memberi dukungan, bimbingan, saran, perintah-perintah agar tugas yang dijalankan dengan baik untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. 5. Contoh-Contoh Kegiatan Administrasi Ada beberapa contoh bentuk administrasi berdasarkan jenisnya yang perlu kita ketahui. - Administrasi kependudukan seperti pembuatan Kartu Keluarga, KTP, Akta lahir, Surat Kematian, dan lain-lain. - Administrasi kependudukan seperti membuat jadwal pelajaran, mengurus surat-menyurat, serta mengatur aktivitas sekolah. - Administrasi perkantoran seperti mengurus kehadiran pegawai, membuat surat masuk dan keluar barang, pencatatan stok barang, dan lain-lain. - Administrasi keuangan seperti membuat catatan pembukuan keuangan, membuat faktur, membuat laporan keuangan, dan lain-lain. - Administrasi negara seperti adanya aturan tata cara pembentukan badan dan komisi di dalam pemerintahan, aturan, dan tata cara pelayanan publik, serta aktivitas presiden yang mengatur tentang reshuffle kabinet. Demikian penjelasan tentang administrasi, semoga kalian bisa memahaminya, semoga bermanfaat. OL-6

F Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip Dalam pengelolaan arsip terutama arsip dinamis inaktif, tentu membutuhkan sebuah seksi tersendiri guna mengelola arsip-arsip tersebut. Adapun mengenai pegawai dalam seksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari tiga bagian yaitu: commit to user 33 digilib.uns.ac.id

Manajemen kearsipan, yang juga dikenal sebagai penyimpanan catatan, adalah, seperti yang tersirat dari namanya, adalah proses menata dan mengamankan rekaman atau catatan organisasi. Bagi bisnis, proses ini harus berjalan selama siklus hidup perusahaan, yang berarti bahwa dokumen yang disimpan dapat mencerminkan sejarah bisnis. Namun demikian, manajemen kearsipan lebih dari sekadar memiliki lemari arsip. Manajemen kearsipan yang berhasil harus berjalan pada suatu proses yang memasukkan klasifikasi, pembuatan, dan penerimaan serta pemeliharaan catatan. Pemusnahan atau penghapusan catatan organisasi yang aman juga harus menjadi bagian dari proses penyimpanan catatan. Dokumen berikut semuanya harus dipertimbangkan untuk diarsipkan oleh manajer catatan Dokumen kertas atau bentuk catatan offline lainnya Dokumen digital Kontrak Laporan Audit Sertifikat Email/pesan media sosial Video Bisnis mengumpulkan semua hal-hal tersebut secara rutin. Itulah alasan pentingnya memiliki proses regulasi yang dapat menyaring apa saja yang berguna dan tidak serta menyimpan berkas penting ke catatan vital Anda. Dropbox adalah versi modern berharga dari pusat catatan yang biasa kita jumpai. Namun tugasnya tidak terhenti ketika tombol simpan ditekan. Semua file ini perlu dipelihara, agar Anda tidak hanya mengelola file baru yang masuk, tetapi juga manajemen kearsipannya. Mengapa bisnis perlu menggunakan manajemen kearsipan? Selain alasan administrasi secara umum, ada beberapa alasan vital mengapa bisnis harus mulai mengelola catatan. Selain membantu mencegah masalah, jika bisnis Anda dituduh melakukan sesuatu yang bertentangan, catatan juga dapat membantu mendukung Anda. Anda juga tidak boleh menganggap catatan yang tidak aktif itu tidak lagi penting. Berikut beberapa jenis catatan yang perlu memenuhi ketentuan periode penyimpanan tertentu di Amerika Serikat IRS Yang utama bagi mereka yang tinggal di AS. IRS akan meminta catatan pajak Anda. Anda harus menyimpan catatan vital ini selama sekurang-kurangnya empat tahun. Undang-Undang Standar Tenaga Kerja yang Adil FLSA FLSA memiliki landasan undang-undang berbeda untuk berbagai jenis catatan gaji. Umumnya periode penyimpanan sekurang-kurangnya tiga tahun sudah cukup. Catatan personel Simpan catatan ini minimal selama enam tahun setelah karyawan keluar. Ini penting sebagai bukti bahwa mereka memang benar bekerja di perusahaan Anda dan juga dapat membantu Anda membuat referensi saat diminta. Jika karyawan ingin menggugat Anda, catatan ini juga dapat digunakan. Berkas perekrutan Setiap file yang terkait dengan perekrutan anggota staf harus disimpan selama tiga tahun. Equal Employment Opportunity Commission mewajibkan penyimpanan catatan ini minimal satu tahun. Lainnya Ada juga beberapa catatan yang tidak begitu menakutkan yang harus Anda simpan demi ketenangan pikiran Anda. Tanda terima dari tagihan utilitas air, listrik, email pembelian perangkat lunak baru, dan lamaran kerja spekulatif juga dapat disimpan catatannya. Cara menyiapkan sistem manajemen catatan Ada beberapa pertimbangan yang harus diambil sebelum melanjutkan dan membuat sistem manajemen catatan. Sebagai proses di seluruh bagian perusahaan, proses ini memerlukan seseorang untuk memandunya juga untuk melakukan pelatihan awal bagi seluruh tim. Sistem manajemen catatan yang berhasil akan memerlukan Anggota staf senior yang bertanggung jawab atas manajemen kearsipan Ini harus menjadi kewajiban semua orang di bagian SDM, harus ada satu anggota staf senior yang bertanggung jawab sepenuhnya terhadap proses ini. Manajemen kearsipan itu sama pentingnya dengan keuangan, dan Anda tidak mengharapkan siapa saja turut "melakukan bagian mereka" untuk keuangan, Anda memiliki anggota tim khusus untuk melayani sebagai manajer dokumen dan menjadi pengarsip utama. Keputusan tentang bagaimana, yang mana, dan kapan catatan harus disimpan Putuskan bersama staf senior, dan atas masukan dari anggota tim lainnya, catatan vital apa yang perlu disimpan. Pilih berapa lama periode penyimpanan dan putuskan cara penghapusannya jika siklus hidup catatan telah berakhir. Jangka waktu menyimpan dokumen dapat berbeda-beda bergantung pada jenisnya. Misalnya, dokumen penggabungan harus dimasukkan sebagai satu catatan permanen, namun Anda dapat menghapus detail gaji karyawan setelah beberapa tahun. Anggaran untuk manajemen kearsipan elektronik Dokumen digital kemungkinan menjadi sebagian besar tugas administrasi dan korespondensi bisnis Anda, dan untuk menjaga keamanannya, Anda perlu beralih menggunakan teknologi informasi. Model Software as a Service Perangkat Lunak Sebagai Layanan berarti bahwa program manajemen kearsipan bukanlah sekadar biaya sekali putus, namun terus menerus berlangganan bulanan . Pastikan bahwa Anda telah mengalokasikan anggarannya. Mungkinkan pelatihan dan pemantauan berkelanjutan Catatan mungkin perlu diakses oleh siapa saja dalam bisnis Anda, dan harus menjadi bagian penting dari satu-satunya sumber kebenaran. Jadi, tim Anda perlu dilatih tentang cara mengakses dan menangani arsip secara bertanggung jawab sebagai bagian dari program manajemen arsip. Bagaimanapun juga, ini adalah beberapa dokumen terpenting bagi bisnis Anda, jadi Anda perlu menerapkan tata kelola data dan kebijakan manajemen pengarsipan. Anda juga harus memantau sistem ini terus menerus, terutama untuk catatan digital, untuk memastikan bahwa tidak ada penggunaan yang tidak sah atau penghapusan yang tak disengaja, dengan demikian Anda selalu siap melakukan pemulihan file sebelum terlambat. Pemulihan bencana juga harus diperhatikan, misalnya jika aktivitas bisnis Anda terkena virus internet. Pertimbangan lainnya Bila bisnis Anda menjalankan fungsi umum seperti utilitas air dan listrik, catatan penting Anda mungkin tunduk pada undang-undang kebebasan informasi yang mengatur catatan federal. ini berarti beberapa area dalam pencatatan Anda mungkin perlu diakses sebagai catatan publik. Pastikan Anda telah menambahkan kemungkinan ini ke proses Anda saat mulai mempromosikan pembukuan ke organisasi Anda. Memilih solusi penyimpanan catatan bisnis Memiliki sistem manajemen catatan digital yang baik penting bagi proses manajemen catatan. Dropbox merupakan solusi penyimpanan file berdaya guna yang sempurna untuk manajemen catatan, menawarkan semua alat yang Anda butuhkan untuk menyimpan file dengan aman ditambah lebih banyak fitur untuk membuat alur kerja Anda secara keseluruhan dan manajemen informasi menjadi lebih mudah. Anda juga dapat memindahkan catatan kertas Anda ke arsip digital dengan pemindaian dokumen yang mudah. Nikmati kontrol tim lanjutan, perlindungan kata sandi, dan akses berbatas waktu demi keamanan dan tata kelola informasi terbaik. Juga dengan riwayat versi ekstra untuk memulihkan file yang telah dihapus atau diubah—hingga jangka waktu 10 tahun. Dengan Dropbox, Anda dapat merasa pasti bahwa catatan benar-benar telah diamankan tanpa disembunyikan atau tidak dapat diakses oleh pengguna yang sah. Informasi di atas bukan dimaksudkan sebagai nasihat hukum. Sebaiknya konsultasikan dengan pengacara jika Anda memiliki pertanyaan terkait hukum.

Pada kesempatan kali ini admin akan mengulas tentang administrasi mulai dari pengertian unsur ,fungsi dan tujuannya lengkap. oleh sebab itu kuy simak dengan seksama pembahasan di bawah ini Pengertian Administrasi secara luas adalah suatu kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan memanfaatkan sarana dan prasarana untuk mencapai tujuan organisasi. Secara sempit administrasi berarti suatu kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Pengertian administrasi menurut para ahli Arthur Grager Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi George Terry Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sondang P. Siagian Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. William Leffingwell dan Edwin Robinson Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan. Ulbert Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha. Menurut Munawardi Reksohadiprowiro Administrasi dalam arti sempit diartikan sebagai pemerintahan, termasuk tiap pengaturan secara sistematis serta penentuan fakta dan ditulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang komprehensif dan keterkaitan antara fakta dengan fakta lain. Menurut Leonard D. White 1958 Pengertian administrasi menurut Leonard D. White merupakan proses yang umum di semua upaya kelompok, baik di perusahaan publik atau pun swasta. Menurut Wiliaw H. Newman 1963 Definisi administrasi menurut Newman adalah kepemimpinan dan pengawasan kelompok usaha individu untuk mencapai tujuan bersama. Menurut Evans Arti administrasi merupakan fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan arah semua tahap operasi perusahaan dalam bahan pengolahan informasi, komunikasi, dan memori organisasi. Menurut FX Soedjadi 1989 Definisi administrasi secara singkat diartikan sebagai sebuah kegiatan prosedur dalam usaha perkantoran, di antaranya yaitu mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya. Menurut Soewarno Handayaningrat Administrasi diartikan sebagai sebuah kegiatan perkantoran yang meliputi catatan, korespondensi, pembukuan ringan, ketik-mengetik, sehingga agenda teknis dan administratif. Menurut John M. Pfiffer dan Robert V Pengertian administrasi di bidang kenegaraan adalah proses yang berkaitan dengan pelaksanaan kebijakan-kebijakan pemerintah, keterampilan bimbingan dan teknik-teknik yang tidak terbatas jumlahnya, memberikan arah dan tujuan untuk mencoba sejumlah orang. Menurut Simon 1958 Pengertian administrasi menurut Simon 1958 diartikan sebagai sebuah kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tugas bersama-sama. Menurut The Liang Gie Definisi administrasi secara luas diartikan sebagai serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kemitraan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Wijana Menurut Wijana, pengertian administrasi di bidang pemerintahan merupakan kumpulan seluruh organ-organ negara baik yang rendah atau tinggi, yang bertugas menyelenggarakan pelaksanaan pemerintahan serta kepolisian. Menurut Ordway Tead 1953 Administrasi didefinisikan sebagai usaha yang luas yang mencakup semua bidang untuk memimpin. mengusahakan, mengatur kegiatan kerjasama manusia yang dtujukan pada tujuan dan maksud tertentu. Unsur-unsur administrasi Ada beberapa unsur penting dalam sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yaitu 1. Organisasi Organisasi sebagai tempat dilaksanakannya proses kegiatan administrasi yang terdiri dari beberapa orang saling kerjasama untuk mencapai tujuan. 2. Manajemen Manajemen sebagai alat utama pelaksanaan kegiatan administrasi. Dalam manajemen ini terdapat pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Manajemen ini dibagi menjadi tiga kelompok yaitu top management, middle management dan lower management mandor. 3. Komunikasi Dalam sebuah administrasi juga mengatur cara komunikasi antar departemen misalnya melalui surat atau warta. 4. Kepegawaian Kepegawaian ini berkaitan dengan penempatan dan penggunaan ternaga kerja dalam organisasi. Dalam administrasi kepegawaian terdapat proses kerjasama yang didukung oleh sekelompok orang yang terlibat untuk mencapai tujuan yang sama. 5. Keuangan Keuangan dalam administrasi yaitu segala aktivitas pengelolaan keuangan dalam suatu organisasi. Dengan adanya administrasi keuangan yang baik, maka akan tercipta suasana kerja yang lebih nyaman serta produktif sehingga tercipta keuangan yang tertata dalam suatu organisasi. 6. Perbekalan Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan memisahkan mana barang yang dibutuhkan untuk kerja dan barang yang tidak digunakan. 7. Tata Usaha Tata usaha merupakan bagian dari keseluruhan proses administrasi berupa semua metode yang dapat membantu, memperlancar, meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan menyediakan segala data dan informasi yang diperlukan sehingga administrasi itu berjalan dengan lancar. 8. Public relation Public relation memiliki arti sebagai jembatan antara perusahaan atau organisasi dengan publik. Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen. Ciri-ciri Administrasi Dalam kegiatan administrasi terdapat ciri-ciri sebagai berikut 1. Memiliki tujuan yang jelas 2. Proses administrasi terdapat suatu kelompok yang terdiri dari dua orang atau lebih 3. Administrasi berhubungan dengan kegiatan kerjasama antara pegawai dan atasan. 4. Di dalam Administrasi terdapat suatu proses atau usaha kerja. 5. Kegiatan proses administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan. Fungsi Administrasi Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi 1. Planning Perencanaan Planning adalah kegiatan awal yang dimulai dari pengumpulan data, pengolahan data, dan penyusunan perencanaan untuk membuat suatu pekerjaan atau proyek sehingga membutuhkan sebuah aktivitas administrasi. 2. Organizing Penyusunan Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan suatu organisasi atau perusahaan. 3. Coordinating Koordinasi Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan koordinasi dalam melakukan aktivitas atau kepentingan yang dilaksanakan agar dapat sejalan sehingga menciptakan perkerjaan yang efektif dan efisien. 4. Reporting Laporan Reporting adalah segala aktivitas penyampaian informasi mengenai perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat laporan secara tulis atau lisan sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban. 5. Budgeting Penyusunan Anggaran Budgeting adalah segala aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan yang dilakukan secara berkelanjutan. 6. Staffing Penempatan Staffing sebagai fungsi administrasi adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dalam merekrut dan menetapkan hubungan kerja dengan karyawan serta memberhentikannya jika tidak lagi dibutuhkan. 7. Directing Pengarahan atau Bimbingan Fungsi administrasi yang terakhir yaitu sebagai pengarahan atau bimbingan suatu kegiatan interaksi antar anggota dalam organisasi agar tugas yang diberikan dapat dilaksanakan dengan maksimal dan mendapatkan hasil yang memuaskan.  Jenis – jenis administrasi – Administrasi Perkantoran Publik adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor. – Administrasi Negara merupakan suatu bahasaan ilmu sosial yang mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif dan eksekutif serta hal-hal yang berkaitan dengan publik yang meliputi kebijakan publik, tujuan negara dan etika yang mengatur penyelenggara negara. – Administrasi Niaga administrasi yang mengejar tercapainya tujuan-tujuan yang bersifat keniagaan business objective, dalam pengertian ini, administrasi niaga tersebut dijalnkan oleh setiap manager dalam suatu organisasi niaga. – Administrasi Pembangunan merupakan proses pengendalian usaha administrasi oleh negara/pemerintah untuk merealisasikan pertumbuhan yang direncanakan ke arah suatu keadaan yang dianggap lebih baik dan kemajuan di dalam berbagai aspek kehidupan bangsa. – Administrasi Kepndudukan Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penertiban dokumen dan data kependudukan melalui Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, Pengelolaan Informasi penduduk serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan Pembangunan di bidang sektor yang lain. – Administrasi Keuangan adalah pengelolaan yang meliputi segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dan pencapaian tujuan sebuah organisasi perusahaan. Pada akhirnya, administrasi keuangan akan berkaitan erat dengan laporan keuangan. – Administrasi Pendidikan merupakan proses keseluruhan dan kegiatan-kegiatan bersama yang harus dilakukan oleh semua pihak yang ada sangkut pautnya dengan tugas-tugas pendidikan. Bahwa administrasi pendidikan itu mencakup kegiatan-kegiatan yang luas yang meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikan yang diselenggarakan di sekolah-sekolah. B. Pengelompokkan administrasi Pengelompokan Ilmu Administrasi terdiri atas a Pengelompokan yang bersifat administrasi umum b Pengelompokan di bidang pembangunan c Pengelompokan yang bersifat sektoral d Pengelompokan pelayanan administratif – Pengelompokan pelayanan administratif dilakukan oleh satuan kerja yang disebut dengan Kantor Perkantoran atau Manajemen Kantor. Administrasi Kantor Perkantoran biasanya disebut “Sekretariat” atau “Tata Usaha” yang bertugas melakukan pelayanan administratif, berupa urusan Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, dan sebagainya yang bersifat pelayanan intern internal services. C. Jenis Kerja Administrasi 1. Akuntansi / Keuangan Salah satu kerja administrasi adalah pembukuan atau lebih populer disebut akuntansi. Pengertian kerja akuntansi adalah kegiatan pencatatan transaksi keuangan, dan pemasukan perusahaan. Setiap institusi pemerintah, perusahaan maupun organisasi non profit harus menyelenggarakan kegiatan akutansi. Fungsi akutansi adalah guna mengetahui keadaan keuangan perusahaan apakah surplus atau defisit. 2. Laporan Penjualan Laporan penjualan merupakan salah satu tugas administrasi pada bagian pemasaran. Laporan penjualan dilakukan secara berkala, seperti seminggu sekali, atau sebulan sekali. Laporan ini diserahkan kepada manager pemasaran. Laporan dibuat bertujuan untuk mengetahui seberapa banyak barang dijual ke pasaran. Ini sangat berkaitan dengan jumlah stok barang maupun rencana pemasaran. 3. Inventori Salah satu jenis kerja administrasi adalah inventori, devisi ini yang bertanggungjawab membuat laporan stock barang yang tersedia di gudang maupun yang sedang di pasarkan. Inventori harus mengerti bagaimana mengatur sirkulasi produk kapan disimpan dan kapan yang dikeluarkan. Jadi setiap barang yang keluar dan barang masuk harus dicatat dalam buku. Pada akhir bulan, inventoris harus menghitung ulang sisa stock yang ada di gudang dan kemudian dibuat laporannya. Itulah gambaran bagaimana kerja inventoris yang bertanggung jawab mengelola stock produk di gudang. 4. Rekam Medis Rekam medis merupakan salah satu kegiatan administrasi yang ruang lingkupnya berada di rumah sakit, maupun klinik kesehatan. Fungsi rekam medis adalah mencatat riwayat penyakit pasien kedalam sebuah lembar laporan, dan mencatat riwayat pengobatan pasien untuk rawat inap maupun rawat jalan. Tujuan rekam medis adalah sebagai pertimbangan untuk tindakan medis, menentukan cara pengobatan dan masih banyak lagi. Rekam medis merupakan standar baku administrasi rumah sakit, dokter praktek maupun klinik pengobatan.

penyimpanan merupakan bagian dari proses administrasi yaitu